Como área de comunicación, brindamos a las distintas unidades operativas dentro de la empresa una variedad de servicios como diseño gráfico, curación de contenido, asesoría y apoyo para campañas internas, producción de material promocional, entre otros. Además, custodiamos bibliotecas de imágenes, documentación histórica e información estratégica para consulta y consumo interno.
Solo somos tres personas (mi compañera, mi jefa y yo) y no siempre contamos con capacidad para hacer in-house todo lo que se nos solicita, pero tenemos proveedores maravillosos que nos sacan de apuros.
Hace unos días, una compañera quien creo que en los casi cuatro años de estar yo en la empresa no nos había pedido ni una foto me hizo una petición bastante sencilla: necesitaba reseñas de gerentes clave para poder atender un requerimiento de otro departamento.
“Sí, yo lo tengo”, le dije. “Déjame salir de un par de cosas que debo terminar y te lo mando”.
No había pasado ni media hora cuando esta compañera ya me estaba llamando, desesperada, porque necesitaba lo que me había pedido.
“¿Para cuándo lo necesitas?”, pregunté.
“Sí, eh… Eso tengo que enviarlo hoy”.
Ella había tenido esta solicitud en sus manitos hacía ya una semana y ahora esto que en su momento había sido importante, ahora era urgente.
Lo peor es que necesitaba de un tercero, en este caso yo, para poder cumplir y yo ya estaba atendiendo prioridades previamente establecidas.
En algún momento adaptamos e implementamos el uso de un formulario que tienen en El Salvador para solicitudes de trabajos al área de comunicación y esto nos ha ayudado, primero, a que la gente piense mejor lo que nos va a pedir (y que en el proceso se de cuenta de que no es soplar y hacer botella) y, segundo, a ganar tiempo para cerrar lo que estemos haciendo mientras los otros terminan de pensar qué es lo que quieren.
Cuando me vienen a pedir cosas no tangibles, como en el caso de esta compañera, lo primero que pregunto es para cuándo lo necesita. Esto me ayuda a determinar si esta solicitud puede esperar a que termine lo que tengo por delante, si debo abrir un espacio entre lo que estoy haciendo para poder atenderte o debo suspender lo que estoy haciendo para que cumpla con su plazo.
En vista de que mi compañera estaba urgida, le envié una de las reseñas, la cual había actualizado recientemente, pero que en un rato le enviaría la otra ya que a esa debía corregirle cosas.
“No importa que no esté actualizado. Eso no va para los medios”.
Ahora no solo me estaba apurando por algo que por su propia negligencia dejó de hacerse bien y con calma, sino que estaba asumiendo que el trabajo que hacemos solo es requerido si hay periodistas involucrados, cuando estos son solo una parte de las audiencias que atendemos.
Nuestra área de comunicación es relativamente joven respecto a otras áreas de la empresa, y poco a poco hemos ido deshaciendo el mito de que “si no es pa fuera, la gente de comunicación no tiene por qué saberlo”.
La información que una empresa genera, en especial si es una que presta un servicio público, es de interés, no solo para periodistas, sino para instituciones estatales, accionistas, gremios, gobiernos locales, ONG, sociedad civil y, por supuesto, sus trabajadores.
Vaya esta información a los medios o no, cualquier información que salga de nuestra área debe ser correcta al momento de emitirse. Es deber de una organización el comunicar de forma transparente.
Eso sí, como guardianes de la reputación de la empresa, nunca debemos asumir que la persona a quien está dirigida una información será su destinatario final (ni que tiene buenas intenciones). Digo… si alguna cagada pasa con esa información, es y siempre será culpa de Comunicación.
Al final mi compañera obtuvo la información que necesitaba, no sin antes llevarse una buena inducción.

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